Ersättningspolicy för Virserums Sparbank

Innehållsförteckning

1.           Allmänt
2.           Mål
3.           Syfte med rörlig ersättning till anställda
4.           Definitioner
5.           Ersättningsutskott/ särskilt ansvarig styrelseledamot
6.           Kriterier för rörlig ersättning
7.           Anställda som omfattas av ersättningssystem i banken
8.           Beslut om ersättningssystem och riktlinjer
9.           Uppföljning och kontroll
10.         Information till anställda
11.        Offentliggörande av ersättningar

1. Allmänt

Syftet med denna policy är att styrelsen i Virserums Sparbank (nedan kallad banken) skall kunna styra, analysera, mäta, rapportera och ha kontroll över de risker som ersättningssystem till anställda i banken kan medföra för banken.
Policyn skall främja en effektiv riskhantering och uppmuntra till ett icke överdrivet risktagande.
Policyn ska löpande omprövas av styrelsen.

2. Mål

Bankens långsiktiga huvudmålsättning är att i enlighet med Sparbankslagen och Lagen om bank- och finansieringsrörelse bedriva verksamheten så att bankens förmåga att fullgöra sina förpliktelser (soliditet och likviditet) inte äventyras. Detta inbegriper även riskhantering, sundhet och öppenhet (genomlysning).

3. Syfte med rörlig ersättning till anställda

Bankens verksamhet utförs av anställda tjänstemän som i vissa fall kan ha rörlig ersättning utöver lön. Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av banken uppsatta mål. Målen kan vara finansiella och/eller operationella och/eller av annan art såsom t.ex. att ha en låg riskprofil. Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar bankens långsiktiga huvudmålsättning enligt punkt 2 ovan.

Alla ersättningssystem ska uppfattas som sunda och rimliga, men också syfta till dels anställds motivation dels vara långsiktigt värdeskapande dels innebära en väl avvägd risknivå för banken.
Policyn skall medföra att bankens möjlighet att visa positivt resultat inte får äventyras på grund av avsättningar för rörliga ersättningar.

4. Definitioner

Följande begrepp skall ha den betydelse som anges nedan:

Anställda i den verkställande ledningen: Högsta verkställande tjänsteman (VD) eller dennes ställföreträdare ansvarig för den löpande förvaltningen i sparbanken.

Särskilt reglerad personal (i Virserums Sparbank även benämnda risktagare): är anställda i ledandebefattningar och anställda i kontrollfunktioner

Rörlig ersättning: Ersättning som inte på förhand är fastställd till belopp och storlek och som betalas till en anställd baserat på prestation på individ- eller i gruppnivå. I Virserums Sparbank får endast finnas avsättning till resultatandelsstiftelse som rörlig ersättning. Denna avsättning skall vara baserad på bankens resultat.

5. Ersättningsutskott/särskilt ansvarig styrelseledamot

Ersättningssystem till anställda är styrelsens angelägenhet. Inom styrelsen ska finnas ett ersättningsutskott för ersättningsfrågor till anställda. Denna funktion ska ha tillräcklig kunskap om och erfarenhet av riskanalys för att självständigt kunna bedöma ersättningspolicyns lämplighet. Funktionen bereder och följer upp frågor om ersättningssystem i banken för styrelsen.

6. Kriterier för rörlig ersättning

Rörlig ersättning (resultatandel) till anställda ska vara kopplad till på i förhand bestämda och beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas liksom metoder för bedömning, dokumentation och uppföljning. Resultatandel ska även innehålla ett ”tak”.
Kriterierna skall fastställas på både individ- och gruppnivå, utifrån såväl ett kvantitativt som ett kvalitativt perspektiv.

7. Anställda som omfattas av ersättningssystem i banken

Anställd i ledande position i banken (bankledningen) och risktagande personal tillhör normalt den personalkategori som genom sin tjänst kan påverka bankens risknivå. Särskilda riktlinjer bör upprättas för ersättningssystem till denna personalkategori. Lägst 60 % av rörlig ersättning ska för denna personalkategori vara uppskjuten i minst tre år samt kunna bortfalla helt om bankens mål och kriterier för ersättning inte uppfylls.

Övriga anställda kan, liksom även bankledningen eller delar av bankledningen, ha andra ersättningssystem, där utbetalning sker i form av avsättning till resultatandelsstiftelse. Vanligast bland sparbanker är avsättningar för alla anställda till Stiftelsen Guldeken, där till stiftelsen överlämnade medel bildar en gemensam fond i vilken resp. anställd äger en för densamme avsatt individuell andel. Utbetalning av resultatandel ur Guldeken sker tidigast efter fem års fondering. I det fall denna avsättning är att betrakta som rörlig ersättning skall avsättningen vara uppskjuten i minst tre år. En förbindelse mellan anställd och bank utfärdas i detta fall.

Dock omfattas särskilt reglerad personal och anställda som är risktagare vanligen av avsättningar till resultatandelsstiftelse, vilket är rimligt, då sådana ersättningssystem syftar till långsiktigt värdeskapande och väl avvägd risknivå för banken samt aldrig får innebära att äventyra bankens långsiktiga huvudmålsättning. Kriterierna till den här kategorin skall vara identiska med övrig personals kriterier och alltid dokumenteras.

8. Beslut om ersättningssystem och riktlinjer

Bankens styrelse beslutar om eventuella ersättningssystem till anställda samt riktlinjer för efterlevnad av denna ersättningspolicy.
Bankens VD erhåller ej rörlig ersättning.

9. Uppföljning, kontroll och utbetalning

VD ska redovisa bankens ersättningssystem samt efterlevnaden av denna direkt till styrelsen.

Bankens kontrollfunktion för ersättningssystem ska självständigt årligen eller vid behov granska bankens ersättningssystem. Kontrollfunktion ska utgöras av funktion för internrevision.

Styrelsen skall beakta tillämpningen av denna ersättningspolicy inom ramen för den interna kapitalutvärderingsprocessen.

Vid utbetalning och registrering av ersättning förutsätts att de som är berättigade till ersättning fortfarande är anställda och inte lämnat in en avskedsansökan.

10. Information till anställda

Bankens ledning ska informera anställda i banken som berörs av ersättningspolicyn och beslutat ersättningssystem om innebörden av policyn och ersättningssystemet.
 

11. Offentliggörande av ersättningar

Relevant och tydlig information om bankens ersättningar ska lämnas i bankens årsredovisning, bilaga till den eller på bankens webbplats. Informationen ska finnas tillgänglig minst ett år efter offentliggörande

Informationen bör innehålla
       - Beslutsprocess och riskanalys för ersättningssystem
       - Mål och kriterier för ersättning
       - Principer för uppskjuten betalning för särskild personal
       - Räkenskapsårets kostnadsförda belopp för ersättningar
       - Övriga relevanta uppgifter